Die professionelle Abwicklung der Tages- / Abendkasse
Die Abendkasse bildet den krönenden Abschluss des Ticketvorverkaufs. Damit bietet Ihnen das ProTicket-System zusätzlich eine zuverlässige Vorgehensweise, sowohl bereits bezahlte als auch unbezahlte kurzfristig reservierte Tickets aus dem Vorverkauf erfolgreich an der Abendkasse auszugeben. Ziel des Vorverkaufs ist es, die Tages- / Abendkasse bestmöglich zu entlasten und mit einem geringen Aufwand durchzuführen. Es ist ratsam, einen effizienten Vorverkaufsprozess einzurichten, um die meisten Interessenten bereits im Vorverkauf der Veranstaltung mit Tickets zu versorgen.
Einige Menschen entscheiden sich spontan dazu, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, ohne im Voraus Tickets reserviert zu haben. An der Tages- / Abendkasse verkaufen Sie kurzentschlossenen Spontanbesuchern direkt vor Ort Tickets und steigern die Kundenzufriedenheit durch die professionelle Abwicklung.
Die Vorteile der Online-Abendkasse mit dem Ticket-Manager
Der Ticket-Manager bietet eine schnelle und in Echtzeit angebundene Lösung für alle Sachverhalte an der Tages- / Abendkasse. Sämtliche Auftragsdaten und relevante Informationen sind sofort verfügbar. Aufträge können schnell abgerufen, Zahlungen verbucht, Tickets gedruckt und ausgehändigt werden. Der Ticket-Manager bietet die Möglichkeit, kurzfristige Anpassungen vorzunehmen, wie Änderungen bei Ermäßigungsrabatten, was einen reibungslosen und schnellen Ablauf an der Tages- / Abendkasse gewährleistet. Die Online-Abendkasse ermöglicht sowohl den Verkauf aller frei verfügbaren Restkarten als auch die Herausgabe bereits bezahlter Reservierungen sowie den Verkauf noch unbezahlter Reservierungen. Um die volle Funktionalität unseres Ticket-Managers zu nutzen, beachten Sie bitte, dass Sie am Veranstaltungstag vor Ort eine stabile Internetverbindung benötigen und dass ausreichend Platz für Laptop und Drucker im Kassenbereich vorhanden ist.
Aktion an der Online-Abendkasse
Restkarten werden ohne vorherige Reservierung direkt an der Tages- / Abendkasse online aus dem ProTicket-System angeboten. Um die Attraktivität des Vorverkaufs zu steigern und den Zeitaufwand an der Tages- / Abendkasse zu minimieren, empfehlen wir, den Abendkassenpreis auf einen glatten Betrag zu erhöhen. Dank optionaler Last-Minute-Reservierungen im ProTicket-System wird die Tages- / Abendkasse bis zur letzten Minute vor Vorstellungsbeginn entlastet, da auch kurzfristige Bestellungen per Internet möglich sind, die dann kurzfristig an der Tages- / Abendkasse abgeholt werden. Es gibt zwei Varianten, wie die kurzfristigen Reservierungen von Tickets anschließend an der Online-Abendkasse behandelt werden.
1. Kurzfristig bezahlte Reservierungen an der Online-Abendkasse
Kurzfristig bezahlte Reservierungsaufträge, wie z. B. mit der Zahlungsart "Kreditkarte", werden im Ticket-Manager sofort aufgerufen, ausgedruckt und dem Kunden übergeben werden.
2. Kurzfristig unbezahlte Reservierungen an der Online-Abendkasse
Kurzfristig unbezahlte Reservierungsaufträge werden vom Tages- / Abendkassenpersonal der Veranstalter-Vorverkaufsstelle im ProTicket-System übernommen mit Ausnahme von bereits überwiesenen Geldbeträgen, die sich noch im Umlauf befinden sowie Aufträge mit der Zahlungsart SEPA-Basislastschrift. Hierbei übernimmt der Veranstalter nicht den Auftrag und druckt lediglich die Karten aus. Der Kunde unterschreibt diese, um den Erhalt der Karten zu bestätigen und bekommt diese anschließend von Tages- / Abendkassenpersonal ausgehändigt. Die Aufträge sind im Ticket-Manager schnell aufrufbar, sodass die Zahlung des Kunden nur noch verbucht werden und ihm die Tickets zu übergeben sind. Die Verbuchung der Zahlung erfolgt vor dem Druckvorgang. Die Reservierungen bei der Online-Abendkasse werden erst bearbeitet, wenn der Kunde vor Ort ist, um eine schnelle Abwicklung sicherzustellen.
Alles rund um Reservierungen - Im Überblick für Sie
Last-Minute-Reservierungen
Oft zieht der Vorverkauf für Veranstaltungen noch einmal richtig an, wenn es zeitlich bereits "eng" wird – in den letzten Tagen vor der Veranstaltung! Eine postalische Zustellung der Tickets ist dann oft nicht mehr rechtzeitig möglich. Hier bieten die Print@Home-Tickets eine weitere Möglichkeit an, die Tages- / Abendkasse zu entlasten. Nur der Hinweis, dass es noch Restkarten an der Abendkasse gibt, ohne die vorher verbindlich zu bestellen, ist für die Kunden aber oft nicht zufriedenstellend. Ohne die Gewissheit, dass Ihre Kunden noch Eintrittskarten mit Sicherheit erhalten, bleiben viele doch lieber Zuhause.
Das ProTicket-System hat auch hierfür eine Lösung parat: Online-Reservierungen sind bei uns bis zur letzten Minute vor Vorstellungsbeginn möglich. Die Karten werden auf den Namen des Kunden online reserviert und können bis eine halbe Stunde vor Veranstaltungsbeginn an der Tages- / Abendkasse vom Besteller abgeholt und bezahlt werden. Die Reservierung ist über alle Vertriebswege möglich und verbindlich. Auch bei Nichtabholung kann der Kunde, dessen Name und Anschrift bei der Reservierung in den Kundendaten erfasst wurde, zur Bezahlung verpflichtet werden. Eine weitere Option besteht darin, dass nicht rechtzeitig abgeholte Tickets storniert und zurück an der Tages- / Abendkasse in den freien Verkauf gegeben werden.
Wir empfehlen die Last-Minute-Reservierungen zuzulassen, da oft gerade in den letzten Tagen vor einer Veranstaltung die Nachfrage durch Presseberichte und erhöhte Kommunikation in den sozialen Netzwerken noch einmal ansteigt. Dies hat positive Auswirkung auf Ihren Umsatz.
Unsere Erfahrungen zeigen zudem, dass rund 97 % aller Last-Minute-Reservierungen in erfolgreiche Ticketverkäufe münden. Die Möglichkeit der kurzfristigen Reservierung ist damit ein umsatzsteigernder Faktor, den Sie als Veranstalter auf jeden Fall nutzen sollten.
Aktion bei der Online-Abendkasse bei kurzfristig reservierten Tickets
Reservierungen für ungedruckte Tickets zur Abholung an der Tages- / Abendkasse sind im Geschäftskundenbereich von ProTicket zu finden. Sie rufen im Ticket-Manager die Vorstellung auf, um sich alle ungedruckten Reservierungen der Vorstellung anzeigen zu lassen. Diese werden in zwei unterschiedlichen Varianten behandelt.
1. Bezahlte Reservierungen
Ihre Gäste können ihre Tickets für die Vorstellung bequem von zu Hause aus buchen - sei es am PC, Smartphone oder über die Endkunden-Hotline. Die Zahlung erfolgt sicher und einfach über die von ProTicket angebotenen Zahlungsmöglichkeiten. Falls die Vorstellung in den nächsten drei Tagen stattfindet und ein rechtzeitiger Postversand nicht mehr möglich ist, kommt die
Tages- / Abendkasse zum Einsatz.
An der Tages- / Abendkasse werden die bereits reservierten und bezahlten Tickets vom Tages- / Abendkassenpersonal im Ticket-Manager reibungslos abgerufen und direkt ausgedruckt sowie ausgehändigt.
Bei kurzfristigen bezahlten Reservierungen wird der Auftrag von der Vorverkaufsstelle (VKK) des Veranstalters nicht übernommen. Die Tickets werden lediglich ausgedruckt und dem Kunden übergeben.
2. Unbezahlte Reservierungen
Unbezahlte Reservierungen werden an der Tages- / Abendkasse bezahlt. Der Veranstalter behält mit dem Ticket-Manager die volle Kontrolle und kann zusätzliche Zahlungsoptionen dem Kunden anbieten, wobei die Barzahlung die herkömmliche und vertraute Methode bleibt.
Der Veranstalter bzw. das Tages- / Abendkassenpersonal übernimmt dabei die Verantwortung für eine reibungslose Aushändigung der reservierten Eintrittskarten, nachdem der Kunde den Zahlungsbetrag an der Tages- / Abendkasse bezahlt hat.
Durch das ProTicket-Warenwirtschaftssystem mit integriertem Kassenmodus können Sie bequem und einfach das kassierte Geld im Kassenmodul verbuchen. Fremdaufträge, einer anderen Vorverkaufsstelle, werden durch das ProTicket-System bei der Übernahme zur verantwortlichen Veranstalter-Vorverkaufsstelle berücksichtigt.
Kunden, die bereits kurzfristig überwiesen haben, wo die Zahlung noch im Umlauf ist und noch nicht auf das Empfängerkonto gutgeschrieben wurde, werden gebeten, ihren Kontoauszug oder Überweisungsbeleg vorzulegen und dem Veranstalter den entsprechenden Nachweis zu übergeben. Das Tages- / Abendkassenpersonal führt eine Identitätsprüfung durch und überprüft die Glaubwürdigkeit des Belegs und lässt sich zur Sicherheit den Ausweis vorlegen, um eine Quittung zum Erhalt der Tickets zu erhalten. Im Austausch einer Unterschrift mit der Bestätigung des Erhalts der Tickets, werden dem Kunden seine Tickets ausgehändigt.
Keine Frage: Das Kassenmodul von ProTicket vereint alles, was man bei der Tages- / Abendkasse benötigt! Es funktioniert schnell, ist flexibel einsetzbar und absolut überzeugend.
Langfristige Reservierungen
Langfristige Reservierungen in Form von Sperrungen umfassen Rollstuhlstand- und Rollstuhlplätze, Begleitpersonenplätze und eingeschränkte Plätze. Diese Plätze werden langfristig blockiert, können jedoch vom Veranstalter in erster Linie bei einer ausverkauften Veranstaltung weiterverkauft werden, sofern noch Plätze, wie z. B. Begleitpersonen, Rollstuhlfahrer oder eingeschränkte sichtbehinderte Plätze verfügbar sind. In diesem Fall kann eine leichte Preisermäßigung gewährt werden, um dennoch einen zusätzlichen Umsatz zu erzielen. Für Rollstuhlplätze, die lediglich eine Freifläche bieten, muss der Veranstalter bereit sein, zusätzliche Bestuhlungen zu beschaffen, um für diese Plätze Tickets zu verkaufen.
Die Offline-Abendkasse
Die Offline-Abendkasse stellt eine improvisierte und oft unerwünschte Notlösung dar, wenn der Veranstalter weder über einen Drucker, noch über eine stabile Internetverbindung am Veranstaltungsort verfügt, um Tickets über den Ticket-Manager in Echtzeit zu verkaufen. In solchen Fällen sind umfassende Vorbereitungen mit dem ProTicket-System online im eigenen Büro mit dem Ticket-Manager erforderlich, da an der Abendkasse weder ein Zugriff auf das ProTicket-System ohne Internet möglich ist, noch Tickets vor Ort ausgedruckt werden können.
Online-Bürovorbereitung der Offline-Abendkasse
Ein wesentlicher Schritt besteht darin, die Vorstellung zu blocken, um sicherzustellen, dass keine weiteren Reservierungen für die Veranstaltung erfolgen. Mit dem "Blocken" der Vorstellung ist die Veranstaltung im ProTicket-System sichtbar, jedoch weder im Online-Shop noch an den Vorverkaufsstellen buchbar. Es empfiehlt sich in den Anmerkungen deutlich zu vermerken, dass Restkarten ausschließlich am Veranstaltungsort an der Tages- / Abendkasse erhältlich sind. Eine "Sperrung" der Veranstaltung löst aus, dass die Veranstaltung gar nicht mehr für alle Kunden Online einzusehen ist. Sämtliche Reservierungen werden mit dem Ticket-Manager im Voraus im eigenen Büro ausgedruckt.
Sowohl sämtliche bezahlten Reservierungen werden ausgedruckt, als auch sämtliche unbezahlten Reservierungen, die jedoch übernommen werden durch den Veranstalter. Wichtig dabei ist es zu beachten, dass bei unbezahlten Reservierungen, welche die Zahlungsmethode "SEPA-Basislastschrift" angegeben haben nicht von der Veranstalter-Vorverkaufsstelle übernommen werden. Zusätzlich ist ein Auftrag mit einer sinnvollen Anzahl an Tickets für den Restkartenverkauf werden im eigenen Büro ausgedruckt. Hierbei kann sich aus der Nachfrage im Vorverkauf die Kennzahl der eventuell zu erwartenden Spontanbesucher ableiten. Es sind zusätzliche lokale Besonderheiten zu berücksichtigen, wie den Standort der Spielstätte mit den dazugehörigen Verkehrsanbindungen, als auch Konkurrenzveranstaltungen oder die aktuelle Wetterlage. Das Ziel ist eine optimale Erfüllung der Ticketnachfrage ohne, dass es zu Engpässen kommt.
Aktion an der Offline-Abendkasse
Mit den ausgedruckten Reservierungen, als auch dem Restkartensatz wird die Offline-Abendkasse am Veranstaltungsort folgendermaßen abgewickelt.
1. Bezahlte Reservierungen an der Offline-Abendkasse
Die ausgedruckten bezahlten Reservierungen werden dem Kunden übergeben – Im Auftragskopf ist vermerkt: "Der Auftrag ist bezahlt".
2. Unbezahlte Reservierungen an der Offline-Abendkasse
Die übernommenen ausgedruckten, aber unbezahlten Reservierungen, werden dem Kunden erst nach kassieren des Geldbetrages ausgehändigt. Der Auftragskopf weist den zu kassierenden Betrag aus.
Besondere Fälle bei unbezahlten Reservierungen an der Offline-Abendkasse
Wenn der Kunde per Überweisung bereits bezahlt hat, ist ein Kontoauszug (Überweisungsbeleg) vorzuzeigen und ggf. eine Kopie and das Personal auszuhändigen. Der Mitarbeiter führt eine Identitätsüberprüfung durch, um die Identität des Kunden anhand seines Ausweises zu bestätigen. Der Name und die IBAN-Nummer werden auf dem Auftragskopf vermerkt. Des Weiteren bestätigt der Kunde mit seiner Unterschrift den Kartenerhalt.
Rückbuchung der nicht verkauften Karten an der Offline-Abendkasse
Nach Veranstaltungsende buchen Sie alle nicht verkauften Karten Online im eigenen Büro mit dem ProTicket-System zurück und stornieren diese. Alle bereits verkauften Karten bleiben weiterhin im Auftrag bestehen. Alle unbezahlten Reservierungen, die sie mit Nachweis eines Zahlungsbeleges ausgehändigt haben, werden im Anmerkungsfeld des Auftrages bearbeitet mit deutlicher Kennzeichnung für unsere ProTicket-Mitarbeiter, dass dieser Kunde bereits auf das Konto überwiesen hat und die Zahlung noch im Umlauf ist, sodass ProTicket diesen Auftrag zurückübernimmt.