Die Kontingentierung Ihrer Veranstaltung kann mit einem Kartenspiel verglichen werden. Stellen Sie sich ein Kartenspiel mit 32 Karten vor, bei dem jede Karte nur einmal vorhanden ist. Diese Karten werden unter den Spielern aufgeteilt, wobei jedem Spieler eine vordefinierte Anzahl von Karten zugeteilt wird, ohne dass Doppelbuchungen erlaubt sind. Ähnlich funktioniert die Kontingentierung von Tickets. Jeder Sitzplatz in einem Saal ist nur einmal vorhanden, wodurch keine Doppelbuchung zustande kommt.
Zuerst bestimmen Sie die Gesamtmenge, der für den Verkauf bestimmten Tickets einer Vorstellung im ProTicket-System. Diese Gesamtmenge wird im ProTicket-System über alle Vertriebswege in der Beziehung ersten Grades angeboten.
Ein Kartenkontingent ist eine festgelegte Menge von Plätzen einer Vorstellung, die von der Gesamtmenge abgezogen und außerhalb des ProTicket-Systems in der Beziehung zweiten Grades über weitere externe Vertriebswege verkauft wird. Das Vergeben und Verwalten eines Kartenkontingents erfordert höchste Genauigkeit! Zum Einen sind Doppelbuchungen zwingend zu vermeiden, welches das ProTicket-System durch die Echtzeitbuchung aller Kunden auf einen Datensatz verhindert, zum Anderen darf er nicht passieren, dass bei erhöhter Nachfrage die kontingentierten Plätze aufgrund ungünstiger Konditionen nicht verkauft werden können.
Wenn Sie als Veranstalter gezwungen sind, Tickets auch über andere Vertriebskanäle zu vertreiben, bietet Ihnen das ProTicket-System Ihnen die Möglichkeit der Kontingentierung. Dadurch können Sie problemlos das erforderliche Kartenkontingent erstellen, an die jeweilige Vorverkaufsstelle weiterleiten und das Kontingent während des Vorverkaufszeitraums in enger Zusammenarbeit mit der Empfänger-Vorverkaufsstelle effizient verwalten. Darüber hinaus ermöglicht das System, dass nicht verkaufte Plätze am selben Tag der Veranstaltung von Ihnen als Veranstalter problemlos in den freien Bestand von ProTicket zurückgeführt werden können.
Der Begriff "Hartkarten" bezieht sich auf eine bestimmte Menge an Karten, die Sie als Veranstalter direkt aus dem Gesamtbestand im ProTicket-System reservieren, selbst ausdrucken und eigenverantwortlich an eine externe Vorverkaufsstelle liefern, die nicht im ProTicket-System angebunden ist. Die ausgedruckten Hartkarten stehen nicht mehr im direkten Zusammenhang mit ProTicket, sondern unter der eigenen Verantwortung des Veranstalters. Zusammen mit einem Lieferschein, einem Saalplan (falls vorhanden) und den Bedingungen im Umgang mit den Hartkarten werden die Hartkarten vom Veranstalter der Vorverkaufsstelle übergeben.
In diesem Fall reserviert ProTicket im Namen des Veranstalters ein Kartenkontingent, druckt es jedoch in Form einer digitalen Datei aus. Diese wird per E-Mail zusammen mit einem Lieferschein und den digital gedruckten Hartkarten elektronisch an den Veranstalter gesendet! Der Veranstalter druckt diese digitale Datei auf seinem Eintrittskartenpapier aus und versendet dieses zusammen mit einem Saalplan sowie den Bedingungen für den Umgang des Kartenkontingents an die eigene Tages- / Abendkasse vor Ort.
Vor der Veröffentlichung der Veranstaltung richtet der Veranstalter ein Fremdkontingent eines anderen Ticketvertriebssystems im ProTicket-System ein. Bei einer platzgenauen Veranstaltung müssen im ProTicket-System alle Plätze blockiert sein, die das jeweilige andere Ticketvertriebssystem verkauft, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Diese virtuell gesperrten Plätze liegen nicht mehr im direktem Zusammenhang mit dem ProTicket-System!
Hinweis: Kontingentrabatte werden nicht als Sperrungen verbucht, sondern mit einem selbsterklärenden Kontingentrabatt, um die Buchhaltung nachvollziehbar zu halten.