DIE BEZIEHUNG ZWEITEN GRADES

So erstellen Sie ein Ticket - Kontingent für den Verkauf von Eintrittskarten außerhalb des ProTicket – Systems

Was ist ein Ticket – Kontingent ?

Kontingentierung ist wie Kartenspielen. Das Kartenspiel von 32 Karten, in dem jede Karte nur genau einmal vorhanden ist, wird unter den Spielern aufgeteilt. Jeder Spieler erhält eine vorgegebene Anzahl an Karten und keine kann Doppelt vergeben werden. So ähnlich funktioniert das auch bei den Tickets. Da jeder Platz in einem Saal auch nur genau einmal vorhanden ist, darf dieser unter keinen Umständen doppelt gebucht werden.

Zuerst bestimmen Sie die Gesamtmenge aller für den Verkauf bestimmten Tickets einer Vorstellung im ProTicket – System. Diese Gesamtmenge wird im ProTicket – System über alle Vertriebswege in der Beziehung ersten Grades angeboten.

Ein Ticket - Kontingent ist eine festgelegte Menge von Plätzen dieser Vorstellung, die von der Gesamtmenge abgezogen wird und außerhalb des ProTicket – Systems in der Beziehung zweiten Grades über weitere externe Vertriebswege verkauft werden soll.

Das Vergeben und Verwalten eines Ticket – Kontingents erfordert höchste Genauigkeit! Zum einen sind Doppelbuchen zwingend zu vermeiden. Zum anderen darf es nicht passieren, dass bei erhöhter Nachfrage Plätze aufgrund ungünstiger Kontingent -Vergabe / -Verwaltung nicht verkauft werden können.

Falls Sie als Veranstalter gezwungen sind, auch über andere Vertriebswege Tickets verkaufen zu müssen, bietet Ihnen das ProTicket - System die Möglichkeit der Kontingentierung. Damit erstellen Sie sicher das jeweils notwendige Kontingent , leiten dieses an die jeweilige Verkaufsstelle weiter, verwalten das Kontingent (in direkter Zusammenarbeit mit dem Kontingent – Empfänger) im Vorverkaufszeitraum übersichtlich und führen die unverkauften Plätze am Tag der Veranstaltung in den ProTicket – Bestand zurück.

Für die Vergabe von einem Ticket – Kontingent gibt es im ProTicket – System zwei Möglichkeiten:

Variante 1: Das Hartkarten – Kontingent (analoger Ticket - Verkäufer)

Hartkarten - Kontingent nennt man ein Kontingent , welches Sie als Veranstalter (und Veranstalter – Vorverkaufsstelle) aus dem Gesamtbestand im ProTicket – System selbst reservieren, ausdrucken und eigenverantwortlich an externe, nicht an das ProTicket - System angebundene Vorverkaufsstellen liefern. Diese ausgedruckten Hartkarten stehen nicht mehr in Beziehung ersten Grades im ProTicket – System zur Verfügung!

Vorverkaufsstellen, die nicht an das ProTicket-System angebunden sind oder aus technischen Gründen nicht angebunden werden können (z. B. wegen eines nicht vorhandenen, internetfähigen PCs) erhalten eine bestimmte Anzahl von ausgedruckten und zugewiesenen Hartkarten. Diese werden mit einem Lieferschein, einem Saalplan und den Bedingungen im Umgang mit den Hartkarten von Ihnen an die Vorverkaufsstelle geliefert. Bevor das Kontingent erschöpft ist, sollten die Vorverkaufsstellen ein neues Hartkarten - Kontingent bei Ihnen als Veranstalter anfordern.

Variante 2: Das Lieferschein – Kontingent (digitaler Ticket – Verkäufer)

Hierbei wird ein Ticket - Kontingent von Ihnen als Veranstalter / Veranstalter-Vorverkaufsstelle reserviert, jedoch nicht ausgedruckt.

Sie übermitteln per E-Mail das Ticket - Kontingent als Lieferschein inklusive einem vollständigen Saalplan mit Preis- und Rabattvorgabe und den Bedingungen im Umgang mit dem Ticket – Kontingent an ein anderes PC-gestütztes Ticket – System. Diese virtuell gelieferten Plätze stehen nicht mehr in Beziehung ersten Grades im ProTicket – System zur Verfügung! Bevor das Kontingent erschöpft ist, sollten Sie das Ticket – System mit einem zusätzlichen Lieferschein – Kontingent beliefern.

Abläufe

1. Einrichtung Ihrer Veranstaltung:

Sie richten Ihre Veranstaltung über VGEN 3.0 in das ProTicket-System ein. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie hier.

2. Ticketbestand festlegen:

Sie bestimmen den maximalen Kartenbestand Ihrer Vorstellung, der in den Verkauf gelangen soll. Aus diesem Kartenbestand werden alle Tickets in der Beziehung ersten Grades angeboten. Das bedeutet, die Tickets werden über alle ProTicket-Vertriebswege einheitlich verkauft.

3. Kontingent -Vergabe:

Müssen Sie Ihre Tickets zusätzlich über andere externe Vertriebswege verkaufen, erstellen Sie ein Ticket – Kontingent . Dafür reservieren Sie als Veranstalter-Vorverkaufsstelle bestimmte Plätze in einem Kontingent - Auftrag mit einem besonderen Kontingent – Rabatt – Namen (Bsp.: „Lotto Müller“ oder „Buchhandlung Schmidt“).

Diese im Kontingent - Auftrag gebuchten Tickets stehen nicht mehr (in Beziehung ersten Grades) im Saalplan für die ProTicket - Vorverkaufsstellen und -Endkunden zur Verfügung.

Die externe Verkaufsstelle oder das belieferte alternative, PC-gestützte Ticket – System wird als Untervorverkaufsstelle der Veranstalter-Vorverkaufsstelle geführt und eigenverantwortlich durch Sie, den Veranstalter, verwaltet.

3.1 Hartkarten - Kontingent

Die gebuchten Kontingent – Aufträge mit dem jeweiligen speziell eingerichteten Kontingent - Rabatt–Namen (Bsp.: „Lotto Müller“) werden als Hartkarten tatsächlich ausgedruckt und inkl. Lieferschein, Saalplan und den Bedingungen im Umgang mit den Hartkarten im Original an die Vorverkaufsstelle geliefert.

Der Ausdruck der Eintrittskarten erfolgt durch Sie als Veranstalter auf den Ihnen kostenfrei zur Verfügung gestellten ProTicket-Kartenrohlingen.
Die Auslieferung der Hartkarten erfolgt eigenverantwortlich durch Sie als Veranstalter an Ihre externe Verkaufsstelle.

Die belieferte externe Verkaufsstelle hat Sorge dafür zu tragen, dass sie Ihnen jederzeit auf Nachfrage den aktuellen Stand des Vorverkaufs nennen kann.
Die externe Verkaufsstelle schuldet Ihnen die Rückgabe des vollständigen Kontingent – Bestandes oder den entsprechenden Euro-Wert des aufgedruckten Ticket-Preises der erhaltenen Hartkarten abzüglich evtl. vereinbarter Gebühren.

3.2 Das Lieferschein – Kontingent

Alternativ ist es auch möglich, die Plätze der gebuchten Kontingent – Aufträge an andere Ticket Systeme zu liefern. Hierbei erfolgt kein Ausdruck der physikalischen Tickets!
Sie liefern die Kontingent – Plätze virtuell per Lieferschein, Reservierungsbestätigung und farbigem Saalplan. Die gelieferten Plätze müssen eindeutig ablesbar sein!
Das belieferte Fremdsystem übernimmt die vollständigen Veranstaltungsdaten inklusive der identischen Saalplandaten in sein Portal und gibt anschließend nur die virtuell gelieferten Plätze der Vorstellung im Fremdsystem zum Verkauf frei. Alle übrigen Plätze werden gesperrt.

Bei korrekter Umsetzung und präziser Kontrolle durch Sie als Veranstalter ist ein Doppelverkauf der nur einmalig im Saalplan befindlichen Plätze ausgeschlossen.

Das belieferte alternative, PC-gestützte Ticket – System hat Sorge dafür zu tragen, dass Sie jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand des Vorverkaufs haben.
Das alternative Ticket – System schuldet Ihnen die Rücklieferung des vollständigen Kontingent – Bestandes oder den entsprechenden Euro-Wert des aufgedruckten Ticket-Preises abzüglich der vereinbarten Gebühren.

4. Kontingent - Verwaltung:

Unabhängig von der Art der Kontingent - Vergabe werden die Plätze des Kontingents aus dem Verkaufsbestand des ProTicket-Systems genommen und in den Berichtstabellen separat angezeigt.

Jeder Kontingent – Empfänger erhält eine URL für sein Kontingent , mit der er Ihre Verkäufe wöchentlich montags (i.d.R. bis 12.00 Uhr) per Schnittstelle an das ProTicket-System übermittelt. Diese Zahlen stehen in den entsprechenden Berichten sofort zur Verfügung.

Alternativ können Sie ein vorgefertigtes Antwort-Fax-Formular versenden oder Sie würden sich in den PC-gestützten Systemen Ihre Verkaufszahlen per Bericht abholen. Diese Daten müssen Sie manuell in der Kontingent – Verwaltung des ProTicket - Systems eintragen.

Im Laufe des Vorverkaufszeitraums teilt sich die Anfangs-Liefermenge des Kontingents in die Menge der verkauften Kontingent - Plätze und die Menge der freien Kontingent - Plätze.

Damit haben Sie im ProTicket - System eine übergreifende Erfolgskontrolle Ihrer Kartenverkäufe in der alle Systeme und Kontingente zusammengefasst sind.

Die allgemeine Herausforderung in der Kontingent – Verwaltung ist die Kontinuität über den gesamten Vorverkaufszeitraum hinweg.

Nur durch regelmäßige Abfragen und Eintragungen Ihrer Vorverkaufszahlen lassen sich eventuelle Abweichungen feststellen, auf die Sie reagieren müssen.

Außerdem ist sicherzustellen, dass jederzeit ausreichend Tickets an allen Verkaufsstellen vorrätig sind.

Anhand der Vorverkaufszahlen, die manuell in das ProTicket-System eingetragen wurden, haben sie die Möglichkeit, jederzeit eine Übersicht der Zahlen sowie den Verkaufsstand aufzurufen, um diese dann zu analysieren.

Somit haben Sie die Möglichkeit durch entsprechende Marketingmaßnahmen in Form von Werbemaßnahmen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Verkaufsförderung der Vorverkaufsstellen und das Direkt-Marketing entsprechend hohe Auslastungen zu erzielen, um Ihren Umsatz zu optimieren.

Bei der Eingabe der Vorverkaufszahlen wird eine Plausibilitätsprüfung vorgenommen und eine Meldung ausgesandt, sofern die Zahlen rapide sinken.

5. Kontingent - Rückführung

Zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt beendet der Kontingent - Empfänger (die Untervorverkaufsstelle oder das externe Ticket-System) den Kartenverkauf.

Nach der Rücksendung der freien Ticket – Kontingente stehen Ihnen diese Plätze zur Abendkasse für den Verkauf zur Verfügung.

5.1. Hartkarten - Kontingent

Mit Ende des Vorverkaufs sammeln Sie als Veranstalter die nicht verkauften originalen Hartkarten ein und kassieren ggf. bereits die Erlöse.

Anschließend kennzeichnen Sie die eingesammelten Hartkarten als ungültig und stornieren die entsprechenden Plätze im Kontingent – Lieferauftrag (mit Hilfe eines Barcodescanners).

Durch das Stornieren sind die unverkauften Hartkarten wieder als frei verfügbare Plätze über alle Vertriebswege des ProTicket-Systems buchbar.

5.2. Das Lieferschein - Kontingent

Der Empfänger eines Lieferschein – Kontingents sendet an Sie, den Veranstalter, mit Schließen des Vorverkaufs in seinem System die Liste der freien (nicht verkauften) Plätze. Im platzgenauen Verkauf erfolgt die Rücklieferung gern auch als Saalplangrafik (der nicht verkauften Plätze).

Anschließend annullieren Sie die zurückgesandten Plätze im Kontingent – Lieferauftrag.

Durch das Stornieren sind die nicht verkauften Plätze wieder frei verfügbar über alle Vertriebswege des ProTicket-Systems in der Beziehung ersten Grades buchbar.

6. Kontingent - Abrechnung:

Durch die kontrollierte Kontingentausgabe in Stück und Wert per Lieferschein und die wöchentliche Verkaufsmeldung durch den Kontingentempfänger (Untervorverkaufsstelle) wird aus dem Kontingentlieferschein mit Veranstaltungsende eine Kontingent - Abrechnung, die den Umsatz der verkauften Hartkarten, wie auch die darin enthaltenen Preisbestandteile deutlich ausweist.
Diese Unterlagen dienen Ihnen als Grundlage zur Rechnungstellung Ihrer Erlöse und der Gutschrift der vereinbarten Vorverkaufsprovisionen gegenüber Ihren externen Vorverkaufsstellen / Vertriebspartnern.

Entsprechende Belege erstellen Sie selbständig im Innenverhältnis mit den Kontingent - Empfängern.

Folgen und Bedingungen

Ein Ticket – Kontingent benötigt der Veranstalter nur, wenn besondere Vertriebswege von ProTicket nicht abgedeckt werden.

Werden Hartkarten oder Plätze in Form von Kontingenten aus dem Vertrieb in der Beziehung ersten Grades entnommen verlieren diese für den Zeitraum des Vorverkaufs jede automatisierte Verbindung zum System und müssen in reiner Handarbeit verwaltet werden.

Zusätzlich besteht ein erhöhtes Risiko für Sie in Form von Zahlungsausfall einer Kontingent – Verkaufsstelle bei entsprechend langfristigen Zahlungsvereinbarungen oder Vorverkaufszeiträumen (Bsp. Insolvenz usw.)

Es ist falsch, anzunehmen, dass die Endkunden-Nachfrage steigt, je mehr Ticket-Systeme Sie verwenden.

Entscheidend ist die klare Nennung der Vertriebswege in allen Veranstalter-Veröffentlichungen und die Abdeckung aller Vertriebswege.
ProTicket bietet alle zeitgemäßen Vertriebswege in einem System.

Lässt sich eine Kontingent – Vergabe nicht vermeiden, ist die Einrichtung von allen kontingentierten Terminen im ProTicket-System zu empfehlen. Damit haben Sie als Veranstalter

• uneingeschränkten Zugriff zumindest auf alle direkt im ProTicket-System zum Verkauf angebotenen Plätze
• die genaue Übersicht aller vergebenen Kontingente inkl. Menge, Wert und Empfänger
• eine detaillierte Kontingent - Verwaltung über den gesamten Vorverkaufszeitraum
• ein zentrales System zur Rückführung der Rest – Kontingent – Karten zur Abendkasse.

Somit ist sichergestellt, dass am Tag der Veranstaltung in einem zentralen System alle herausgegebenen Kontingent – Plätze entweder als verkauft geführt werden oder an der Abendkasse zum Verkauf zur Verfügung stehen.

Das Einrichten von Ticket – Kontingenten verursacht einen erheblichen Mehraufwand für Sie als Veranstalter.
Die Vorteile und Funktionalitäten der Ticketverwaltung in Beziehung ersten Grades im ProTicket-System können nicht mehr genutzt werden.
Problematisch ist, dass Kontingent - Tickets und die damit verbundenen Plätze nicht mehr im ProTicket-System verfügbar sind und nicht mehr über die verschiedenen ProTicket-Vertriebswege verkauft werden können, sondern nur noch über die externe(n) von Ihnen, dem Veranstalter, ausgewählte(n) Vorverkaufsstelle(n).

Bei Abverkauf über verschiedenen Kontingente müssen Sie sich um die Umschichtung und Nachlieferungen der Hartkarten kümmern, damit jederzeit ausreichend Tickets an allen Stellen verfügbar sind.

Dies gestaltet sich schwierig, wenn die Vorverkaufsstelle zu spät bemerkt, dass sie keine Tickets mehr hat. In diesem Fall müssten Sie schnellst möglichst Tickets von einer anderen Vorverkaufsstelle abholen, in der bisher noch nicht so viele verkauft wurden und diese dann zu der anderen Vorverkaufsstelle liefern, in der die Tickets benötigt werden.

Die Buchhaltung dieser Aktionen muss stimmen !

Zu jeder Vorstellung gibt es einen Warenbestand in Bezug auf die zu verkaufenden Sitzplätze. Der Warenbestand der verkaufbaren Plätze aus einem Saalplan gehört bilanztechnisch zum Umlaufvermögen - also zur aktiven Seite. Durch das Ausdrucken eines Hartkartenkontingentes entnehmen Sie aus Ihrem Warenbestand z. B. 50 Tickets. Diese Hartkarten werden mit einem Lieferschein in Ihre externe Vorverkaufsstelle geliefert und dort als Zugang gebucht. Wir haben buchhalterisch einen Abgang von 50 Karten aus dem Warenbestand Ihrer Veranstalter-Vorverkaufsstelle und einen Zugang von 50 Karten im Warenbestand Ihrer Untervorverkaufsstelle.

Für einen leichteren und reibungslosen Vertrieb Ihrer Eintrittskarten empfehlen wir Ihnen, dass die Spielstätte und Ihre gewünschten VVK-Stellen ebenfalls mit dem ProTicket-System arbeiten.