Mit dem integrierten Werkzeug zur Vorstellungskostenanalyse im ProTicket-System erhalten Veranstalter ein präzises und transparentes Controlling-Instrument. Die Anwendung ermöglicht es, sämtliche anfallenden Kosten strukturiert zu erfassen, Soll-Ist-Abweichungen auszuwerten und wirtschaftliche Entscheidungen fundiert zu treffen. Egal ob einzelne Vorstellungen, Serien oder ganze Veranstaltungsreihen – alle Informationen lassen sich detailliert auswerten und nachvollziehen.
Kostenverwaltung mit System
Die Kostenverwaltung erlaubt Ihnen als Veranstalter die individuelle Erfassung sämtlicher Kostenarten, die mit einer Veranstaltung verbunden sind. Die Eingabe erfolgt übersichtlich nach Kalenderwochen und einzelnen Kostenarten, sodass jederzeit eine differenzierte Übersicht über die Kostenentwicklung besteht. Dabei lassen sich sowohl einmalige als auch fortlaufende oder geplante Kostenpositionen berücksichtigen.
Besonders praktisch: Das Tool bietet eine integrierte Planungsfunktion, mit der Sie Ihre Soll-Kosten im Vorfeld definieren können. Nach Durchführung der Veranstaltung können Sie Ihre Ist-Kosten direkt eintragen und anschließend mit der Planung vergleichen. So lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und Optimierungspotenziale systematisch identifizieren.
Analyse durch Tabellen und Diagramme
Die Vorstellungskostenanalyse umfasst nicht nur eine tabellarische Aufstellung aller relevanten Daten, sondern bietet auch eine grafische Darstellung in Form von Diagrammen. Diese visualisieren auf einen Blick, wie sich Ihre Ausgaben in einzelnen Bereichen entwickeln und ob Ihr Budget eingehalten wurde. Der Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten zeigt Ihnen exakt, wo Ihre Veranstaltung wirtschaftlich steht.
Durch die Kombination aus übersichtlichen Tabellen und prägnanter Visualisierung bietet das Tool eine effektive Grundlage für Finanzentscheidungen – sei es für die Kalkulation künftiger Vorstellungen oder für die interne Abrechnung und Nachkalkulation.
Strukturierte Gliederung der Kostenarten
Damit Sie Ihre Aufwände gezielt erfassen können, ist das ProTicket-Kostenmodul in mehrere praxisnahe Kostenkategorien unterteilt. Diese sorgen für eine klare Trennung der Kostenblöcke und eine hohe Transparenz:
Kommunikations- und Werbekosten
Hier erfassen Sie alle Ausgaben im Zusammenhang mit klassischer Werbung und Kommunikation. Dazu zählen zum Beispiel Anzeigen in Printmedien, Plakatierungen, Radiospots, Newsletter-Versand, Mailings oder die Produktion von Flyern.
Marketing & Öffentlichkeitsarbeit
Dieser Bereich deckt Ihre Maßnahmen im Bereich Branding, Veranstaltungs-Promotion oder PR-Aktivitäten ab. Auch Ausgaben für Agenturen, Mediaplanung oder Sponsorengespräche lassen sich hier dokumentieren.
Vorstellungsspezifische, variable Kosten
Darunter fallen alle Kosten, die direkt durch die Durchführung einer konkreten Vorstellung entstehen – z. B. Künstlergagen, Technik, Bühnenbau, Reisekosten, Catering, Security oder Honorare. Diese Kosten sind oft abhängig von der Zuschauerzahl oder dem jeweiligen Spielort.
Fixkosten
Fixkosten sind laufende Aufwände, die unabhängig vom konkreten Veranstaltungsverlauf anfallen. Dazu gehören etwa Mieten, Pacht, Personal- oder Versicherungskosten, die gleichmäßig auf mehrere Vorstellungen verteilt werden können.
Allgemeine Verwaltungskosten
In diese Rubrik fallen alle betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Aufwendungen, die im Hintergrund anfallen – z. B. Buchhaltung, Controlling, Lizenzgebühren oder interne IT-Kosten. Auch Overheadkosten oder anteilige Personalaufwände lassen sich hier eintragen.
Planen, dokumentieren, auswerten – alles an einem Ort
Mit der ProTicket-Vorstellungskostenanalyse sind Sie in der Lage, transparente Veranstaltungsbudgets zu planen, in Echtzeit zu kontrollieren und nachträglich detailliert zu analysieren. Alle erfassten Daten stehen Ihnen dauerhaft zur Verfügung, sodass auch Rückblicke über vergangene Spielzeiten oder den Kostenvergleich mehrerer Veranstaltungen problemlos möglich sind.
Die Kombination aus Planungstool, Kostenüberwachung und Berichtsmodul macht dieses Werkzeug zu einem zentralen Bestandteil einer wirtschaftlich erfolgreichen Veranstaltungsorganisation. Nutzen Sie diese Funktionen, um Ihre Vorstellungen nicht nur künstlerisch, sondern auch kaufmännisch zu optimieren.