Nicht jede Eintrittskarte wird über die offiziellen ProTicket-Vertriebswege verkauft. Gerade bei lokalen Partnern, Sponsoraktionen oder ergänzenden Ticketportalen kann es notwendig sein, einzelne Ticketkontingente außerhalb des zentralen Systems zu vergeben. Damit dieser Prozess trotzdem sicher, nachvollziehbar und fehlerfrei funktioniert, bietet das ProTicket-System umfangreiche Möglichkeiten zur Kontingentierung. Ziel ist es, Doppelbuchungen zu vermeiden und trotzdem maximale Reichweite und Flexibilität im Vertrieb zu ermöglichen.
Was ist ein Ticketkontingent?
Ein Ticketkontingent ist eine klar abgegrenzte Teilmenge aus dem Gesamtbestand aller für den Verkauf freigegebenen Plätze einer Vorstellung. Diese Plätze werden gezielt reserviert, um über alternative oder externe Verkaufsstellen – außerhalb der ProTicket-Infrastruktur – angeboten zu werden. Die Vergabe erfolgt kontrolliert und nachvollziehbar im Rahmen der sogenannten Beziehung „zweiten Grades“. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Plätze im regulären ProTicket-Verkauf nicht mehr auftauchen und somit nicht doppelt vergeben werden können.
Zwei Wege der Kontingentvergabe
ProTicket unterscheidet zwei bewährte Modelle zur Kontingentierung: das Hartkarten-Kontingent für analoge Verkaufsstellen und das Lieferschein-Kontingent für digitale Fremdsysteme. Beim Hartkartenmodell werden die Tickets vom Veranstalter ausgedruckt und direkt an die externe Verkaufsstelle übergeben. Diese physischen Eintrittskarten sind dann vom Online-Vertrieb ausgeschlossen. Beim Lieferscheinmodell hingegen erfolgt die Übertragung per E-Mail samt Reservierungsdaten, Saalplan und Preisvorgaben – das fremde System übernimmt die Kontingente virtuell. Beide Modelle erfordern eine enge Koordination und klare Dokumentation.
Übersichtliche Verwaltung mit Erfolgskontrolle
Alle vergebenen Kontingente werden im ProTicket-System separat ausgewiesen. Veranstalter können jederzeit kontrollieren, wie viele Karten bereits verkauft wurden, wie viele noch verfügbar sind und wie sich der Abverkauf entwickelt. Für eine saubere Abwicklung ist die regelmäßige Rückmeldung durch die Kontingentempfänger essenziell – entweder über ein Online-Tool, einen standardisierten Rückmeldeprozess oder manuell per Eintrag im System. Am Ende des Vorverkaufs können nicht verkaufte Plätze zurückgeführt und für die Abendkasse wieder freigegeben werden.
Mehraufwand mit Augenmaß
Die Einrichtung eines Kontingents bedeutet für den Veranstalter einen gewissen organisatorischen Mehraufwand. Gleichzeitig gehen systemische Vorteile wie Echtzeit-Verfügbarkeiten, automatische Abrechnungen oder zentrale Statistikfunktionen für diese Plätze verloren. Dennoch kann eine gezielte Kontingentvergabe bei bestimmten Vertriebsmodellen sinnvoll sein – zum Beispiel bei Sponsorvorverkauf, regionalen Buchhandlungen oder nicht online angebundenen VVK-Stellen. Wichtig ist: Die gesamte Verwaltung – von Lieferschein bis Rücknahme – liegt in der Verantwortung des Veranstalters.
Bilanzsicherheit und buchhalterische Genauigkeit
Jedes Ticketkontingent beeinflusst den buchhalterischen Warenbestand der Veranstalter-Vorverkaufsstelle. Der Abgang von Hartkarten muss dokumentiert, der Zugang beim Empfänger korrekt gebucht und die Rückführung oder Abrechnung nachweisbar abgewickelt werden. ProTicket stellt dafür alle nötigen Werkzeuge zur Verfügung, um auch diese besonderen Vertriebswege professionell zu betreuen. Dennoch gilt: Je mehr Verkaufswege über das ProTicket-System direkt angebunden sind, desto einfacher und transparenter wird die Verwaltung.