Veranstaltungsabsagen oder kurzfristige Terminverlegungen sind seit dem Frühjahr 2020 keine Ausnahme mehr – sie sind Realität im Kultur- und Eventbetrieb. Damit verbunden ist oft auch die Rückabwicklung bereits verkaufter Eintrittskarten. ProTicket bietet Veranstaltern hierfür ein intelligentes Tool zur Kartenrückgabe an, das sowohl eine strukturierte Bearbeitung als auch eine transparente Kommunikation mit den Endkunden ermöglicht. Die Abwicklung erfolgt dabei stets zwischen Veranstalter und Karteninhaber – das ProTicket-System unterstützt diesen Prozess mit professionellen digitalen Hilfsmitteln.

Strukturierte Rückabwicklung ohne Systemveränderung

Grundsätzlich gilt: ProTicket rechnet jede im System eingerichtete Veranstaltung ab – unabhängig davon, ob der Termin stattgefunden hat oder nicht. Dadurch sichern sich Veranstalter nicht nur frühzeitig ihre Liquidität, sondern erhalten auch einen buchhalterisch sauberen Nachweis über ihre Ticketumsätze. Die bereits erfassten Verkaufsbuchungen bleiben dabei unangetastet; Stornos im System selbst sind aus buchhalterischer Sicht ausdrücklich nicht vorgesehen. Die Rückabwicklung erfolgt stattdessen separat – direkt zwischen Veranstalter und Kunde.

Schritt 1: Veranstaltungsabsage im System

Wird ein Veranstaltungstermin abgesagt oder verlegt, beginnt der Prozess mit der offiziellen Mitteilung des Veranstalters an ProTicket. Durch das Setzen der Vorstellung auf „geblockt“ wird der Verkauf gestoppt, der Termin bleibt jedoch für den Kunden sichtbar. Über die Funktion „Vorstellungsanmerkungen bearbeiten“ lassen sich erklärende Hinweise wie „Termin wird verlegt“ oder „Eintrittskarten behalten ihre Gültigkeit“ einfügen. Zusätzlich bietet das ProTicket-System eine integrierte Mailing-Funktion, mit der Veranstalter alle betroffenen Kunden automatisch per E-Mail benachrichtigen können – zielgerichtet, DSGVO-konform und effizient.

Schritt 2: Rückgabeantrag durch den Kunden

Karteninhaber können über die zentrale Webseite www.proticket.de/kartenrueckgabe einen Rückgabeantrag stellen. Dazu geben sie ihre Auftragsnummer und die Barcodes der betroffenen Tickets ein. Stimmen die Angaben überein, wird ein Formular zur Erfassung der Kunden- und Bankdaten ausgefüllt. Der Kunde erhält daraufhin eine automatisch generierte E-Mail mit einem Rücksendeformular als Deckblatt, das zusammen mit den Original-Tickets per Post an den Veranstalter geschickt wird. Alternativ sind Spenden oder Gutscheinlösungen möglich – auch das wird im Formular berücksichtigt.

Schritt 3: Rückabwicklung im Geschäftskundenbereich

Im ProTicket-B2B-System stehen dem Veranstalter alle Rückgabeanträge übersichtlich zur Verfügung – kategorisiert nach Bearbeitungsstatus, Rückgabeart und Vorstellungstermin. So behalten Sie jederzeit den Überblick über ausstehende Rückzahlungen, ausgegebene Gutscheine oder Spendenzusagen. Alle Informationen lassen sich exportieren, auswerten und bei Bedarf weiterverarbeiten – ideal für die eigene Buchhaltung und für die Dokumentation gegenüber Fördermittelgebern oder Behörden.

Ihre Vorteile mit dem Rückgabe-Tool

Das ProTicket-Rückgabemodul reduziert Kommunikationsaufwand, minimiert Fehlerquellen und schafft Vertrauen bei Ihren Besuchern. Die manuelle Bearbeitung wird durch automatisierte Prozesse ergänzt, ohne dass der direkte Kontakt zum Kunden verloren geht. Gleichzeitig erfüllen Sie alle Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Erstattung.