Der SmartPlan von ProTicket ist mehr als nur ein grafischer Saalplan – er ist ein vielseitiges Werkzeug zur professionellen Steuerung, Verwaltung und Optimierung Ihrer Veranstaltungen. Veranstalter, Spielstättenbetreiber und Vorverkaufsstellen erhalten mit diesem System eine zentrale Lösung für die präzise Platzvergabe, wirtschaftliche Kalkulation und transparente Kommunikation mit dem Publikum. Dabei reicht das Leistungsspektrum weit über die klassische Sitzplananzeige hinaus: der SmartPlan bietet alles, was ein moderner Veranstaltungsbetrieb benötigt und das in Echtzeit.
Präzise Einzelplatzbuchung in Echtzeit
Im Zentrum des Systems steht die grafische Einzelplatzbuchung, die in Echtzeit mit dem zentralen Kartenbestand synchronisiert wird. Sobald ein Nutzer – ob über die Endkundenplattform oder die Geschäftskundenplattform – Plätze auswählt, werden diese sofort reserviert und für andere nicht mehr verfügbar. Damit ist sichergestellt, dass Doppelbuchungen ausgeschlossen sind und der gewählte Platz auch tatsächlich beim jeweiligen Käufer verbleibt. Sollte eine Buchung nicht abgeschlossen werden, gibt das System die reservierten Plätze automatisch nach zehn Minuten wieder frei. Dieser Prozess läuft vollständig systemgesteuert ab und benötigt keine manuelle Überwachung.
Professionelle Saalplanerstellung nach Maß
Die Grundlage für die Platzvergabe bildet der grafische Saalplan, der bei ProTicket individuell und kostenfrei erstellt wird. Veranstalter können hierfür entweder einen Architektenplan zur Verfügung stellen oder eigenständig eine vorbereitende Excel-Datei nach dem standardisierten Format von ProTicket erstellen. Beide Wege führen zu einem exakt nachgebildeten Saalplan, der sämtliche Sitzplatzinformationen – von der Bühne bis zur letzten Reihe – digital abbildet. Auch Sonderplätze, wie Technikpositionen, Dienstplätze oder nicht buchbare Bereiche, können exakt definiert und dauerhaft gesperrt werden. Sobald der Plan erstellt ist, steht er im System zur Verfügung und kann unmittelbar für Veranstaltungen genutzt werden.
Strukturierte Platzzuordnung und flexible Preiskategorien
Die technische Aufschlüsselung des Saalplans erfolgt auf mehreren Ebenen: Bereiche, Seiten, Unterbereiche, Reihen und einzelne Plätze werden getrennt voneinander verwaltet. Dies ermöglicht eine gezielte Zuweisung von Preiskategorien sowie eine differenzierte Darstellung innerhalb der Benutzeroberfläche. Die Preiskategorien können beliebig definiert werden und lassen sich pro Veranstaltung oder sogar pro Termin anpassen. Bei Bedarf ist auch die Aufteilung von Verkaufskontingenten möglich, etwa für unterschiedliche Vertriebswege oder besondere Zielgruppen. Alle nicht verkaufsrelevanten Plätze bleiben dem Kunden verborgen und beeinträchtigen die Auslastung nicht.
Wirtschaftlich planen mit dem Kalkulationstool
Ein besonderes Highlight für Veranstalter ist das integrierte Kalkulationstool, mit dem sich bereits im Vorfeld einer Veranstaltung realistische Umsatzerwartungen berechnen lassen. Ausgehend von einem Saalplan und den zugeordneten Preisgruppen lässt sich durch Eingabe eines Grundpreises und der erwarteten Auslastung pro Preiskategorie ein Gesamtumsatz ermitteln. Diese Funktion bietet nicht nur Transparenz bei der Veranstaltungsplanung, sondern dient auch als Grundlage für Budgetentscheidungen und Marketingmaßnahmen. Die Kalkulation erfolgt direkt im Verwaltungssystem und basiert auf realen Plandaten.
Mobile Nutzung, Etikettendruck und Datenexport
Der SmartPlan ist für alle gängigen Browser und Endgeräte optimiert. Auch an Vorverkaufsstellen kann der Plan ohne Schulungsaufwand genutzt werden, da die Benutzerführung bewusst übersichtlich und selbsterklärend gestaltet ist. Für die Organisation vor Ort bietet das System die Möglichkeit, Bestuhlungs- und Reihennummerierungen als Etiketten auszugeben – direkt aus dem zentralen Saalplan heraus. Unterstützt werden dabei standardisierte Zweckform-Formate, etwa für den Druck auf Etikettenrollen oder A4-Bögen. Damit wird der SmartPlan zu einem Tool, das nicht nur digital steuert, sondern auch die praktische Umsetzung vor Ort effizient unterstützt.
Ihr Werkzeug als Veranstalter
Der SmartPlan als Werkzeug für Veranstalter ist mehr als eine technische Lösung – er ist ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen, zukunftsfähigen Veranstaltungsorganisation. Von der flexiblen Saalplanung über die wirtschaftliche Kalkulation bis zur reibungslosen Platzvergabe unterstützt er Sie dabei, Ihre Vorstellungen optimal umzusetzen. Ob klassische Bestuhlung oder variable Nutzungskonzepte, ob kleine Bühne oder große Arena: Der SmartPlan passt sich Ihren Anforderungen an – präzise, intelligent und zuverlässig.