Die dynamische Sperrplatzvergabe ist ein zentrales Werkzeug im ProTicket-SmartPlan, das speziell für Veranstaltungen unter pandemiebedingten Bedingungen entwickelt wurde – und darüber hinaus in vielen Szenarien zukunftsfähige Anwendung findet. Das Ziel: Veranstaltern trotz gesetzlicher Abstandsregeln eine möglichst hohe Auslastung ihrer Veranstaltungen zu ermöglichen, ohne dabei aufwändige manuelle Platzvergabeprozesse durchführen zu müssen.
Automatische Platzsperrung mit Abstand – ganz ohne Mehraufwand
In der praktischen Umsetzung bedeutet das: Besuchergruppen, egal ob Einzelpersonen oder Familien, wählen einfach die gewünschte Anzahl an Tickets aus. Das System erkennt automatisch die Gruppengröße und platziert die Tickets nebeneinander. Gleichzeitig sperrt der SmartPlan intelligent die angrenzenden Plätze gemäß den vorab definierten Abstandsvorgaben. Diese Sperrung geschieht vollständig automatisiert und ist direkt mit dem Buchungsvorgang verknüpft. So kann der Mindestabstand zwischen verschiedenen Gruppen jederzeit gewährleistet werden – ohne dass Veranstalter oder Personal vor Ort eingreifen müssen.
Flexibilität bei wechselnden Vorschriften und Gruppengrößen
Gerade in Phasen sich schnell ändernder behördlicher Auflagen zeigt das System seine Stärke. Die dynamische Sperrplatzvergabe arbeitet nicht mit starren Regeln, sondern passt sich flexibel an jede neue Situation an. Veranstalter können im System die maximale Saalkapazität anlegen und festlegen, wie viele Plätze zwischen Gruppen frei bleiben sollen. Sogar ganze Reihen lassen sich automatisch sperren, um den Abstand auch in der Tiefe des Saals sicherzustellen. Das System reagiert in Echtzeit und verteilt die Besuchergruppen so, dass Leerplätze reduziert und Lücken sinnvoll geschlossen werden. Jede Buchung wird dabei intelligent abgeglichen mit bereits vorhandenen Reservierungen, um die Nutzung des verfügbaren Raums so effizient wie möglich zu gestalten.
Einfache Konfiguration im VGEN-System
Die technische Einrichtung erfolgt über das Veranstaltungsverwaltungs-Tool VGEN. Dort wird die Veranstaltung wie gewohnt mit dem zugehörigen Saalplan und der maximalen Kapazität angelegt. Zusätzlich wird dort die gewünschte Sperrlogik definiert – etwa die Anzahl der frei zu haltenden Plätze seitlich oder die Sperrung jeder zweiten Reihe. Diese Einstellungen greifen sofort beim Buchungsvorgang. Alle Sperrplätze, die während eines aktiven Buchungsvorgangs temporär reserviert sind, werden bei Abbruch der Buchung nach zehn Minuten automatisch wieder freigegeben. Dadurch bleibt das System dynamisch, effizient und stets aktuell – auch bei starkem Buchungsverkehr.
Buchungssicherheit für Gäste, Transparenz für Veranstalter
Durch die Verbindung der gesperrten Plätze mit dem konkreten Buchungsvorgang entstehen keine Unsicherheiten: Der Besucher erhält exakt die Plätze, die er ausgewählt hat, inklusive aller nötigen Abstände zu anderen Gästen. Für andere Nutzer sind diese Plätze weder sichtbar noch buchbar. Gleichzeitig wird der Buchungsprozess für alle Beteiligten fair und störungsfrei gestaltet. Die dynamische Sperrplatzvergabe schützt damit nicht nur die Gäste, sondern unterstützt auch Veranstalter bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben auf effiziente und verlässliche Weise.
Das System analysiert bei jeder Buchung die Platzverteilung im Saal und prüft, wo eine Gruppe sinnvoll platziert werden kann. Nach Auswahl der Ticketanzahl schlägt der SmartPlan geeignete Plätze vor und markiert sie zur Buchung. Angrenzende Plätze werden automatisch als Sperrplätze mit dem Auftrag verknüpft. Diese Sperrplätze sind für andere Nutzer nicht sichtbar und blockieren auch keine unnötigen Bereiche, da das System nur so viele Plätze sperrt, wie tatsächlich erforderlich sind. Dadurch lassen sich Zwischenräume minimieren, Auslastung maximieren und rechtliche Anforderungen präzise einhalten. Die Sperrlogik kann für jede Veranstaltung individuell konfiguriert werden.
Zukunftssicheres System – auch außerhalb der Pandemie nützlich
Was ursprünglich als pandemiespezifische Lösung entstand, hat sich mittlerweile als Standardwerkzeug für flexible Platzvergabe etabliert. Auch bei Veranstaltungen mit besonderen Anforderungen – etwa separierten Pressebereichen, barrierefreien Plätzen oder VIP-Zonen – bietet der SmartPlan mit Sperrlogik entscheidende Vorteile. Die intelligente Platzsteuerung sorgt jederzeit für eine saubere Auslastung bei gleichzeitiger Wahrung aller organisatorischen Vorgaben. Damit wird der SmartPlan zu einem vielseitigen Partner für Veranstaltungen aller Größen und Anforderungen.