Die Auftragssuche ist ein zentrales Element des ProTicket-Systems, das den gezielten Zugriff auf bestehende Buchungen ermöglicht. Sie ist unverzichtbar für den Kundenservice, die Nachbearbeitung, die Abrechnung sowie die rechtssichere Rückverfolgung aller getätigten Verkäufe. Im Unterschied zur Vorstellungssuche, die sich auf zukünftige Veranstaltungen konzentriert, liefert die Auftragssuche eine strukturierte Übersicht aller bereits durchgeführten Transaktionen – unabhängig vom Verkaufszeitpunkt oder Vertriebskanal. Dabei ist es möglich, sowohl aktuelle als auch bereits abgeschlossene Buchungen aufzurufen, wodurch sich auch komplexere Vorgänge wie Umbuchungen oder Teilstornierungen problemlos bearbeiten lassen. Die Auftragssuche ist damit nicht nur ein Kontrollwerkzeug, sondern auch die operative Grundlage für Servicequalität und Buchungsverwaltung.
Vielfältige Filtermöglichkeiten für gezielte Recherche
Die Auftragssuche im ProTicket-System ermöglicht eine präzise und effiziente Recherche durch eine kombinierbare Filterlogik. Suchanfragen können auf Basis von Auftragsnummer, Datum, Kundenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Lieferadresse durchgeführt werden – einzeln oder in Kombination. Ergänzend lassen sich Kriterien wie Veranstalter, Vorstellung, Zahlungsart oder Buchungsstatus anwenden, um die Trefferliste weiter einzugrenzen. So können beispielsweise gezielt alle Barverkäufe einer Veranstaltung oder unbezahlte Aufträge eines bestimmten Zeitraums ermittelt werden. Unterstützt wird die Suche durch die SmartSelect-Technologie, die auch bei unvollständigen Eingaben oder unscharfer Wortwahl zuverlässige Ergebnisse liefert. Diese Verbindung aus Genauigkeit und Bedienkomfort macht die Auftragssuche zu einem zentralen Instrument im täglichen Buchungs- und Serviceprozess.
Echtzeit-Zugriff auf verknüpfte Auftragsdaten
Sobald ein Auftrag gefunden und aufgerufen wurde, liefert das System eine vollständige Übersicht aller relevanten Buchungsdaten. Neben dem Auftragswert und den gebuchten Tickets sind hier auch Informationen zu Zahlungsstatus, Rabattierungen, verwendeten Gutscheinen und Lieferkundendaten enthalten. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt in Echtzeit und ermöglicht es, jederzeit aktuelle Informationen zur Hand zu haben – etwa bei Rückfragen, Stornierungsanfragen oder Umbuchungswünschen seitens der Kunden. Auch die technische Integrität der Auftragsstruktur wird hier sichtbar: etwa, ob der Auftrag über eine Vorverkaufsstelle oder den Webshop zustande kam, ob der Auftrag bereits gedruckt wurde oder ob eine Rechnung bereits erzeugt wurde.
Auftragsdaten: zentrale Schnittstelle für Folgeaktionen
Die sogenannte Auftragsdatenübersicht bildet die inhaltliche Fortsetzung der Auftragssuche. Hier laufen alle operativen Funktionen zusammen, die nach der Buchung erforderlich sein können. Dazu zählen unter anderem das Nachdrucken von Tickets, das Anzeigen oder Exportieren von Rechnungen, das Bearbeiten von Zahlungsarten oder das Hinterlegen bzw. Korrigieren von Lieferkundendaten. Auch die Bearbeitung von Stornos, Gutschriften oder Ergänzungsbuchungen erfolgt aus diesem Bereich heraus. Die vollständige Historie des Auftrags bleibt dabei jederzeit nachvollziehbar, sodass auch mehrere Bearbeitungen im Nachgang korrekt dokumentiert und revisionssicher nachvollzogen werden können.
Funktionale Basis für Kundenservice und Abrechnung
Die Auftragssuche inklusive der nachgelagerten Auftragsdatenübersicht ist nicht nur für Einzelfallbearbeitungen entscheidend, sondern auch für übergeordnete Vorgänge wie Kassenabschlüsse, Umsatzauswertungen oder Rückabwicklungen im Falle von Verlegungen und Absagen. Sie schafft die Grundlage dafür, dass Tickets korrekt zugeordnet, Einnahmen konsolidiert und Kunden gezielt kontaktiert werden können – insbesondere bei personalisierten Buchungen oder SEPA-Vorabbuchungen. Durch die lückenlose Datenkette können selbst komplexe Verkaufsprozesse transparent abgebildet und im Zweifelsfall exakt rekonstruiert werden. Das macht die Auftragssuche zu einem integralen Bestandteil des täglichen Systemeinsatzes – für Vorverkaufsstellen wie für Veranstalter gleichermaßen.