Rechnungsformalitäten

Handlungsbedarf aufgrund des Gebotes zu einzigartigen Nummern auf Rechnungen von ProTicket Vorverkaufsstellen

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Jahr 2004 darauf hingewiesen, dass fortlaufende Rechnungs-Nummern zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller vergeben werden müssen.

Die Oberfinanzdirektion Koblenz vom 14. Juli 2008, hat die Vorschrift wie folgt präzisiert:

“Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.“

Zudem hat die Oberfinanzdirektion Koblenz im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder endgültig klargestellt, dass…

“… keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die “Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer“.

Bei uns ergibt sich die Exaktheit der Nummer der ausgestellten Rechnungen aus der Auftrags-Nummer aus dem ProTicket-System. Voraussetzung des ProTicket-Systems ist es, dass viele Vorverkaufsstellen von ProTicket über verschiedene Vertriebswege im Namen und auf Rechnung des Veranstalters Eintrittskarten gleichzeitig verkaufen. Daraus ergeben sich eindeutige Auftrags-Nummern, die vom ProTicket-System vergeben werden.

Pflichtinhalte einer Rechnung

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der Vorverkaufsstelle mit der Gesellschaftsform (Einzelunternehmen, BGB-Gesellschaft, GmbH, AG etc.) und den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
2. Die Steuernummer oder die vom Bundesamt von Finanzen erteilen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Eine einzigartige Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Auftragsnummer).
5. Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der sonstigen Leistung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
7. Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, wenn dieses in der Rechnung angerechnet wird
8. Anzuwendender Steuersatz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag
9. Hinweis auf eine Steuerbefreiung, wenn eine solche besteht

Die Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 14 b Abs. 1 UStG), was sich auch schon aus § 147 Abs. 3 AO ergab.

Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG werden die Durchschläge der Rechnungen in einem alphabetisch angeordneten Ordner „offene Posten“ aufbewahrt und nach Zahlung indem alphabetisch geordneten Ordner „bezahlte Rechnungen“ abgelegt, sofern nicht die EDV-Finanzbuchhaltung entsprechende Dateien enthält.

Bei einer Gewinnermittlung durch Vermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG (Bilanzierung) werden in der Finanzbuchhaltung so genannte Debitorenkonten (Forderungskonten) für jeden Lieferkunden bzw. für jede Mandantengruppe (alphabetisch) geführt; die Durchschläge der Rechnungen werden dann bei den Belegen zur Finanzbuchhaltung – meist alphabetisch – aufbewahrt.

Künftig muss eine Rechnung auch eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Der Rechnungsempfänger muss lediglich darauf bestehen, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer enthält. 
Dass die Nummern fortlaufend vergeben werden, kann der Endkunde nicht nachweisen.

Diesen Nachweis muss allerdings die jeweilige Vorverkaufsstelle führen, was aus Gründen der Praktikabilität dadurch geschieht, das von jeder Rechnung ein zusätzlicher Durchschlag angefertigt wird, der chronologisch abgelegt wird. Es ist nicht zu beanstanden, wenn bei Vorverkaufsstellenorganisationen pro Vorverkaufsstelle / Oder Abteilung bzw. Filiale eine eigene Nummernfolge vergeben wird z. B.

04 03 0001

Jahr VVK1 Ifd. Nr.

Wird bei der Vergabe fortlaufende Rechnungsnummern eine Nummer übersprungen, kann die Finanzverwaltung daraus schließen, dass eine ausgestellte Rechnung nach Barzahlung vernichtet worden ist. Die Finanzverwaltung wird sich zu Hinzuschätzungen bei den Betriebseinnahmen veranlasst sehen (§ 162 AO). Um dies zu verhindern, sollte die Vorverkaufsstelle die Gründe festhalten, warum eine Rechnungsnummer nicht in der Finanzbuchhaltung erscheint. Es sollten auch Rechnungen mit Rechnungsnummern aufbewahrt werden und nachvollzogen werden können, die gestrichen, storniert, verschrieben oder umgeschrieben worden sind.

Ein Umschreiben von Rechnungen ist nicht notwendig, wenn von Anfang an der Auftraggeber der sonstigen Dienstleistung festgelegt wird und die Dienstleistung nach Art und Umfang richtig beschreiben wird. Eine Umschreibung auf Dritte oder eine unrichtige Darstellung von Dienstleistungen können sehr leicht den Anfangsverdacht für eine strafbare Beihilfe zur Steuerhinterziehung des Rechnungsempfängers begründen. Bestätigt sich der Anfangsverdacht, macht sich die Vorverkaufsstelle nicht nur strafbar, sondern sie haftet nach § 71 AO auch für die vom Rechnungsempfänger verkürzten Steuern.

Abgrenzung der Rechnung von Honorar-Berechnungen

Die Verpflichtung zur Angabe der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und zur Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer gilt nur für die Rechnungen im Sinne von § 14 UStG, die dem Auftraggeber zu erteilen sind oder erteilt werden.

Werden von einem Lieferkunden lediglich Fremdkosten angefordert, geht es nicht um das Entgelt für eine sonstige Dienstleistung (Vorverkaufsprovision), sondern um die Berechnung durchlaufender Posten. Eine fortlaufende Rechnungsnummer darf hier nicht vergeben werden. Im Regelfall verkauft die Vorverkaufsstelle als Agentur im fremden Namen und für fremde Rechnung des Veranstalters. Der Eigenerlös der Vorverkaufsstelle ist lediglich eine Teilposition in Form der Vorverkaufsprovision.
Alle anderen Preisbestandteile der Eintrittskarte sind somit durchlaufende Posten.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht mit der Mandantennummer (Kundennummer) zu verwechseln, die unter Umständen zur Identifikation des Debitorenkontos in der Finanzbuchhaltung vergeben wird.

1. Das gesetzliche Gebot zur fortlaufenden Nummerierung von Rechnungen bezieht sich nur auf Rechnungen, die an Unternehmer adressiert sind, in welchen Leistungen berechnet werden, die für deren Unternehmen angefallen sind. Dabei ist die fortlaufende Nummerierung der Rechnung die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Kartenkäufers. Dieses Gebot, gegenüber Unternehmern immer Rechnungsnummern zu vergeben, verbietet nicht die Vergabe von Rechnungsnummern von Nichtunternehmern. Es wird daher empfohlen, sämtliche Rechnungen von Vorverkaufsstellen mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen, da aus praktischen Erwägungen es schwierig sein dürfte, in EDV Systemen und Buchhaltungssystemen immer zwischen Unternehmer und Nichtunternehmer zu unterscheiden.
2. Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne sind solche Rechnungen, in denen die Vorverkaufsstelle gegenüber seinem Lieferkunden die erbrachten Leistungen abrechnet.
3. Der Vorsteuerabzug hängt davon ab, dass in der Rechnung entweder die Steuer-Nummer oder die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer erscheint.
   Vorverkaufsstellen, die sich eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer zuteilen ließen, sollten alleine diese angeben.
   Diese Empfehlung erfolgt vor dem Hintergrund, dass die Gefahr besteht, dass unter Angabe einer Steuer-Nummer durch Unbefugte Details über die Vorverkaufsstelle beim zuständigen Finanzamt in Erfahrung gebracht werden könnten.
4. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung des Veranstalters Vorstellung mit Datum der Aufführung muss auf der Rechnung bezeichnet werden.
5. Eine Vorverkaufstelle ist nicht verpflichtet, die Durchschläge der Rechnungen alphabetisch abzulegen. Zu empfehlen ist die Ablage in numerischer Reihenfolge, um einem Betriebsprüfer nachzuweisen zu können, dass Rechnungen mit fortlaufenden Rechnungs-Nummern erteilt worden sind.
6. In einer Übergangszeit von einem halben Jahr, d. h. bis zum 30.06.2004, wird die Vorsteuerabzugsberechtigung nicht davon abhängig gemacht, dass auf den Rechnungen von einer Vorverkaufsstelle eine fortlaufende Nummer erscheint.

Kleinbetragrechnungen (nicht mehr als 100,-- EURO) müssen außer Rechnungsnummer und Name und Anschrift des Leistungsempfängers alle anderen vorher aufgeführten Angaben enthalten. Im Regelfall sind alle Rechnungen von Vorverkaufsstellen, da sie als eigenen Erlös nur die eigene Vorverkaufsprovision ausweisen - Kleinbetragsrechnungen.

Hier wird demnach keine fortlaufende Rechnungsnummer auf der Lieferkundenrechnung benötigt.

Stand 20.06.2006